החזר השקעה בהטמעת WMS – לא מה שחשבתם!

הטמעה של מערכת WMS טומנת בחובה הוצאות גדולות, כמובן שזה תלוי בכמות העובדים שיש במערך הלוגיסטי, אבל בכל מבנה מדובר בעלויות של מאות אלפי שקלים אליהם מתווספות עלויות של ציוד קצה כמו מסופונים, מדפסות אנטנות WIFI שרתים וכו'.

עלויות נוספות שצריכות להיכלל הינן עלויות מנהל פרויקט מהארגון והזמן שהוא יקדיש לטובת פרויקט זה, עלויות הקמת ממשקים מול תוכנות אחרות בהן הארגון משתמש, וכמו כן פגיעה זמנית בביצועים הלוגיסטיים בתקופת העלייה לאוויר שעלולה לקחת מספר שבועות.

בנוסף להשקעה הראשונית מתלוות עלויות קבועות של שירות, תחזוקה, עדכוני גרסה, הוספת משתמשים ושיפורי המערכת. 

שניגשים לבחון כדאיות השקעה בתוכנה ומערכות ממוחשבות, רוב העסקים ישאלו את עצמם את השאלה "כמה עובדים זה יחסוך לי?" ומיד ייגשו לבצע חישוב פשוט של אם חסכתי X עובדים, ועלות ההשקעה היא Y, אז הזמן שייקח לי להחזיר את ההשקעה הוא Y\X.

ראשית מחשבה זו שגויה, העובדים הינם הנכס היקר ביותר של העסק, יש לעובדים חלק בלתי נפרד מהצלחת עסק ומהעובדה שהעסק נמצא במקום שהוא בכלל יכול לשקול השקעה שכזו.   

כן ניתן, וחשוב להסתכל על התלות בעובדים. מחסן ללא מערכת WMS לניהול מחסן הינו מחסן שתלוי בהיכרות ובהתמצאות של העובדים עם סידור המוצרים בו. מצב זה עלול לשתק עסק במקרה שעובד מסוים נעדר מהעבודה, או עוזב מסיבה כזו או אחרת. כמו כן זה יכול לייצר אצל העובדים תחושה שהעסק תלוי בהם ולגרור אותם להתנהלות שאינה תקינה שבעל הבית חייב לספוג כי אחרת לא יוכל לעמוד בביקושים. לכן, אמנם יש רצון לשמר את העובדים ולטפח אותם, אבל אסור לנו להיות תלויים בהם. 

בהמשך לכך, מחשבה בריאה ונכונה יותר לעסק היא לבחון את הגידול הפוטנציאלי שיש לו עם אותה כמות עובדים ברגע שיטמיע תוכנת WMS לניהול מחסן. הטמעה של תוכנת WMS משפיעה באופן ישיר על הגדלת הפריון והתפוקות, ושיפור הדיוק והאיכות בביצוע המשימות של אותם עובדים, לכן יש לקחת בחשבון שרמת השירות ללקוחות הקיימים תשתפר פלאים וגם לשים דגש ולדחוף להגדלת קהל הלקוחות וערוצי המכירה ובכך לייצר עסק יציב עם מגוון גדול של לקוחות מרוצים. 

נקודה נוספת היא ההתנהלות בנושא הכספי והבקרה אחר חשבונות ספקים ולקוחות – בעזרת המערכת יתקבל תיעוד מלא בזמן אמת של כניסות ויציאות מלאי וסגירת מעגל בהתחשבנות מול הספקים והלקוחות. אין צורך להקליד חשבוניות בצורה ידנית, ביצוע השוואות בין מסמכים ובדרך זו גם מצמצם מקרים של אי הבנות או הסכמות שונות מול הצד שני. תמחור נכון של המוצרים – בעזרת המערכת העסק ידע כמה שטח אחסון כל פריט גוזל, כמה זמן עבודה מוקדש לו במחלקה, כמה עלתה לו ההפצה וכמה בלאי/אובדן יש. 

ללא מערכת ממוחשבת מאוד קשה לאמוד את העלויות הלוגיסטיות האמיתיות ובשל זה עסקים רבים טועים בתמחור של המוצר ומפסידים כסף או לחילופין גידול במכירות במידה וידעו לתת את המוצר במחיר יותר אטרקטיבי ניהול נכון של המלאי – באמצעות המערכת והכלים שהיא מעניקה ניתן לבצע עיתוד מלאי ודיוק של רמות המלאי המוחזקות מכל פריט, כלי זה מעניק יכולת לבצע אופטימיזציה של האחסון וצמצום שטחים. 

בנוסף ולא פחות חשוב מזה, נוצר חסכון גדול באובדן מלאי, גניבות או בלאי ונזקים כלי ניהול ובקרה – גרפים ולוח שעונים, דוחות מקוונים לשליפה מהירה וניתוחים סטטיסטיים המסייעים בגיבוש המלצות וקבלת החלטות נכונות. כלים לבקרה שוטפת אחר פעילות המחלקה, מעקב אחר עמידה בביקושים וניצול המשאבים במחלקה לכן, בעת רכישת תוכנת WMS לניהול מחסן, זה בסדר לצפות שיהיה חסכון בעלויות כ"א, וגם ייתכן ויהיו, אבל יותר נכון להסתכל על הכלים הניהוליים שזה מעניק, ועל יכולות הצמיחה שזה נותן לארגון! 

לסיכום, על מנת לבצע חישוב נכון של החזר ההשקעה צריך לבחון את הלוגיסטיקה הקיימת בעסק, להבין מה התפוקות שהיא מבצעת היום אל מול היכולות והפוטנציאל שבאמת קיימים בה וגם הפוטנציאל המסחרי של העסק, להבין מה הדרישות ואיזה מודלים יש ליישם במערכת, להכיר את ההון האנושי ואת העלויות הנוספות שמושפעות מהעדר מערכת בדרך עקיפה. לאחר שבוחנים את כל אלו ניתן לקבל תמונה מלאה ובעזרתה לדעת האם כדאי לצאת לדרך או לא.