מערכת WMS – האם מתאימה לכל אחד?

בעלי עסקים רבים נוטים לפסול שימוש בתוכנה לניהול מחסן WMS ולא מהסיבות הנכונות. אכן, אם אתם בעלי עסקים ללא מחסן לוגיסטי הנותן שירות למערך המכירות או למחלקות אחרות בארגון, אין צורך להיכנס לתהליך שכזה.

מצד שני, ישנם לא מעט עסקים שנדרשים לתת שירותים למערך המכירות או למחלקות אחרות בארגון אך שמתמודדים מול השאלה – האם להטמיע מערכת WMS לניהול מחסן?

רוב המתנגדים ישמיעו טענות כמו: "יש לי כבר תוכנת ERP", "העובדים ותיקים ולא אוהבים שינויים", "עלות מול תועלת", "אין לי זמן להיכנס לעוד פרויקט" ,הרשימה ארוכה.. חלק מהתנגדות זו נובע בשל "טכנופוביה" וחשש של אנשים להכניס עוד מערכות לארגון, בעוד שחלק גדול מהעסקים חוששים להתחיל פרויקט שיגזול מהם משאבים של זמן ועלויות ולא יצדיק את עצמו כלכלית.

מהניסיון שלי, כל עסק שנדרש לבצע תהליכים לוגיסטיים חייב להיתמך בתוכנה מותאמת. ישנן תוכנות ERP עם יכולת לפתח כלים לניהול מחסן ברמה טובה ויתכן שזה יהיה מספק עבור חלק מהעסקים, אבל אם רוצים לעשות קפיצת מדרגה אמיתית ובמבט עתידי גם לסייע לעסק להתמודד ולתמוך בכל שינוי או צמיחה, כדאי להטמיע מערכת ייעודית לניהול מחסן WMS שתמקסם את יכולות הניהול.

מלבד ניהול תקין של המלאי, המערכת מאפשרת למקסם את השימוש במשאבים הקיימים, בין אם זה צמצום שעות העבודה ו/או הגדלת פריון העובדים, דרך שיפור השימוש בכלי השינוע וחסכון בצריכת דלק/חשמל, ועד לניצול מיטבי של שטחי האחסון במחסן בהתאם למאפיינים השונים. 

המערכת, בניהול נכון ועם הגדרות מותאמות, תדע לנהל ולמנוע סיכונים בטיחותיים וגם סיכונים מסחריים כמו גניבות, בלאי, חסימת מלאי שאינו ראוי למכר ועוד. בנוסף, למערכת יש מגוון רחב מאוד של כלי ניהול ובקרה, שמציגים נתונים חיים בזמן אמת ומעניקים מבט על קשת רחבה של פרמטרים כמו יעילות המשאבים, התקדמות ועמידה בביקושים, מצב מלאי ועוד, ולמעשה מעניקים למנהל או לבעל העסק שקיפות ושליטה מוחלטת על המתבצע במחלקה וכמו כן גם יכולת לבצע ניתוח היסטוריית נתונים לצורך אפיון שיפורים שיביאו להתייעלות בתהליכים השונים המבוצעים. 

 במחלקת הלוגיסטיקה. בכל הנוגע לפן הכספי, אין ספק שפרויקט הטמעת מערכת WMS לניהול מחסן אינו זול. עם זאת, בשלב אפיון המערכת ניתן לבחור אילו מודלים רלוונטיים לעסק, ומתבצע צמצום של מודלים לא הכרחיים ובכך ניתן להפחית בעלויות משמעותיות. 

כמו כן, בבחירת מערכת אפשר לבחור ולהגדיר מול בית התוכנה מסלול שיסייע לעסק לנהל ולווסת בצורה מותאמת את התשלומים בהתאם לצרכים והיכולות שלו

.
עסקים רבים נוטים למנות מישהו מטעם הארגון להיות הנציג מול בית התוכנה ולנהל את הפרויקט מצד הלקוח, ההחלטה הזו נובעת מתוך תפיסה שאותו אדם יוכל לפנות זמן לפרויקט ולדאוג שהכל יבוצע בהתאם ללוחות הזמנים ולדרישות של העסק. אולם, בפועל המציאות היא שונה ולרוב העובד שמקבל אליו את המושכות כבר עסוק לא מעט במשימות אותן מילא עד היום, אינו מסוגל לנהל את הפרויקט בצורה המיטבית, "נשאב" לעיסוקים היום יומיים שלו ולאט בלי ששמים לב העלייה לאוויר כל הזמן נדחית. במצב כזה, חשוב להבין גם שבתי התוכנה עובדים בצורה פרויקטלית, כל עיכוב מצד הלקוח, מסיט את תשומת הלב שלהם לפרויקטים חדשים, מצמצם את הזמינות ומביא לעוד עיכובים.

בנוסף, לרוב מנהל הפרויקט מצד העסק יהיה ממחלקת הלוגיסטיקה, או ממחלקת המחשוב. בכנות – רוב אנשי הלוגיסטיקה אינם בקיאים ומנוסים מספיק באפיון מערכות ממוחשבות, ומהצד השני רוב אנשי המחשוב אינם בקיאים כלל בתהליכים לוגיסטיים וניהול מחסן. זה עלול ליצור עיכוב של אפיונים ושל מסירת המערכת ללקוח, או במקרה הרע מסירת מוצר שאינו מסייע לעסק, אלא רק מסרבל אותו וגורם לו לעבוד קשה יותר. 

גם כאן, הרבה עסקים סומכים על בית התוכנה שידע לגשר על הפער, להבין את הצרכים האמיתיים של הלקוח ולתת לו מוצר מותאם, אבל בפועל בתי תוכנה לא באמת מכירים את הפעילות של העסק ואת כל מה שמייחד אותו וגם אינם מתיימרים לכך, הם נצמדים לאפיונים שקיבלו מהלקוח ולפי זה בונים את המערכת.

לסיכום, בנוגע לפרויקט עצמו ולזמן שהוא דורש, ניסיון של הטמעה עם מישהו מהארגון שעמוס בעבודה ובעל התחייבויות נוספות בוודאות תביא לקשיים בעלייה לאוויר וגם תפגע בתפקוד היום יומי של אותו עובד, הפסד כפול.  בשל המורכות של פרויקט מסוג זה, והכישורים והניסיון הדרושים מאותו מנהל פרויקט יש סיכון גדול של אפיון מערכת שאינה תואמת ללקוח.

 לכן חשוב להגדיר מראש איש צוות שזו מטרתו העיקרית ולוודא שיש לו גם את הידע הנדרש במערכות מידע וגם בתהליכים לוגיסטיים, אם יש לו ניסיון מארגונים אחרים ובמערכות דומות זה בכלל מצוין. במידה ולא קיים בעסק, ניתן לשכור את שירותיו של מנהל פרויקט חיצוני, שילמד את העסק ואת התהליכים שלו, יאפיין מול בית התוכנה את הדרישות, המסכים, הפונקציות, הדוחות והמודלים מתוך ניסיון העבר שלו בפרויקטים קודמים.  מתוך ההיכרות שלו עם העסק, יקשר בין כל הגורמים שלוקחים חלק בפרויקט גם מצד העסק וגם מצד בית התוכנה ובכך יבטיח שקט תעשייתי בביצוע הפרויקט וגם בשאר פעילות החברה בזמן שהפרויקט רוקם עור וגידים עד שהוא עולה לאוויר. 

במהלך הפרויקט תנתן תמיכה בחודשים הראשונים לאחר מסירת המערכת. 

מנהל/בעל עסק יקר, חשוב להסיר את החששות שנובעות מ"טכנופוביה" על מנת להתקדם עם הסביבה החיצונית והשינויים הבלתי פוסקים בעולם העסקי שמחייבים כלים ומערכות מתאימות. עם הדרכה נכונה וליווי צמוד תוך כדי שילוב עובדי המחסן בשלבי אפיון של התהליכים והמסכים, ההצלחה של הפרויקט מובטחת!